Microsoft Copilot vorbereiten: Daten, Rechte und Prozesse vor dem Rollout
Copilot greift im Arbeitskontext auf Informationen zu, die ein Nutzer bereits sehen darf. Genau deshalb sollten Berechtigungen, Ablagen und sensible Daten vor einem Rollout geprüft werden.
Warum bestehende Rechte so wichtig werden
Microsoft 365 Copilot arbeitet innerhalb der bestehenden Microsoft 365 Berechtigungen. Ein Nutzer erhält also nicht automatisch neue Rechte. Gleichzeitig kann KI das Finden und Zusammenfassen bereits zugänglicher Informationen deutlich vereinfachen.
Damit wird sogenanntes Oversharing sichtbarer. Eine Datei, die seit Jahren für eine zu große Gruppe freigegeben ist, war schon vorher ein Problem. Mit Copilot kann sie nur leichter auffindbar werden.
Was vor dem Start geprüft werden sollte
SharePoint und Teams
Prüfen Sie Teams, SharePoint Sites und wichtige Bibliotheken. Wer hat Zugriff? Gibt es öffentliche oder sehr breite Freigaben? Sind ehemalige Mitarbeitende oder alte Projektgruppen noch enthalten?
OneDrive Freigaben
Persönliche Ablagen können über Freigabelinks ebenfalls geschäftliche Informationen enthalten. Kritische Freigaben sollten überprüft und gegebenenfalls eingeschränkt werden.
Sensible Informationen
Personaldaten, Verträge, Finanzdaten und besondere Kategorien personenbezogener Daten brauchen klare Schutzregeln. Prüfen Sie, wo solche Daten liegen und wer sie sehen darf.
Veraltete Inhalte
Mehrere Versionen derselben Richtlinie führen zu schlechten Antworten. Archivierung und eindeutige Dokumentstände erhöhen deshalb auch die Qualität von KI Ergebnissen.
Prozesse für den Umgang mit Ergebnissen
Neben Technik braucht es Arbeitsregeln. Mitarbeitende sollten wissen, wann eine KI Antwort übernommen werden darf und wann eine fachliche Prüfung erforderlich ist.
- Externe Kundenkommunikation immer prüfen.
- Zahlen und Vertragsangaben mit der Originalquelle abgleichen.
- Quellen bei kritischen Aussagen öffnen.
- Sensible Inhalte nur in freigegebenen Systemen verarbeiten.
- Fehler und problematische Ergebnisse melden.
Pilot vor breitem Rollout
Ein Pilot zeigt, welche Datenprobleme tatsächlich auftreten. Wählen Sie dafür Nutzer aus verschiedenen Rollen. Ein Vertriebsteam benötigt andere Informationen als Controlling, Projektmanagement oder Geschäftsführung.
Definieren Sie vorab, welche Anwendungen getestet werden und welche Kennzahlen relevant sind. Gute Kennzahlen sind eingesparte Zeit, weniger Suchaufwand, kürzere Durchlaufzeiten und die Qualität der Ergebnisse.
Kurze Readiness Checkliste
- Identitäten und Benutzerkonten aktuell?
- Wichtige SharePoint und Teams Berechtigungen geprüft?
- Externe Freigaben bekannt?
- Sensible Daten identifiziert?
- Veraltete Dokumente archiviert?
- Nutzungsregeln vorhanden?
- Pilotgruppe und Messgrößen festgelegt?
Fazit
Technisch kann Copilot schnell bereitgestellt werden. Organisatorisch sollte der Start vorbereitet sein. Die wichtigsten Aufgaben sind klare Berechtigungen, saubere Informationen und definierte Prüfregeln.
Wer diese Grundlagen vor dem Rollout verbessert, reduziert Risiken und erhöht gleichzeitig die Qualität der Copilot Ergebnisse.
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